Stellen Sie sich vor …
Was wäre, wenn Sie morgen plötzlich ausfallen würden? Haben Sie einen Notfallplan?
Ein Schlaganfall, ein Unfall, eine schwere Erkrankung. Hypothetisch? Ja. Aber leider keine Seltenheit. Unternehmer und Firmenlenker sind keine Maschinen. Auch Sie könnten von einem Moment auf den anderen nicht mehr entscheiden, nicht mehr handeln – privat wie beruflich.
Die bittere Wahrheit in vielen Betrieben:
- Es gibt keinen Notfallplan.
- Keine klaren Regelungen.
- Keine Vorsorgevollmachten.
- Keine Nachfolgeregelung.
Was passiert dann?
Wer zahlt die Löhne? Wer darf Überweisungen tätigen? Wer spricht mit den Banken, den Kunden oder Lieferanten?
Oft lautet die Antwort: Niemand. Weil keine bevollmächtigte Person existiert. Weil niemand weiß, was zu tun ist. Das kann den Betrieb lahmlegen – im schlimmsten Fall mit Existenzgefahr.
Der Notfallkoffer ist Chefsache!
Das Thema wird oft aufgeschoben. Weil es unbequem ist. Weil es emotional wird. Weil es „nicht jetzt passt“. Doch gerade deshalb ist es Chefsache.
Wer Verantwortung für ein Unternehmen trägt, trägt Verantwortung für Mitarbeitende, Kunden und Familie – und damit auch für einen durchdachten Notfallplan.
Was gehört alles dazu?
Damit Ihr Betrieb auch im Fall Ihres Ausfalls weiterläuft, sollten folgende Elemente klar geregelt und dokumentiert sein. Ein Notfallplan ist nur dann wirksam, wenn er verständlich, aktuell und für alle Beteiligten zugänglich ist.
- Vorsorgevollmachten
Sie sind das Fundament jeder unternehmerischen Absicherung. Eine private Vollmacht reicht in der Regel nicht aus – denn sie gilt nicht automatisch für Ihr Unternehmen. Deshalb ist eine spezielle Unternehmens-Vorsorgevollmacht erforderlich.
Darin wird festgelegt, wer Sie im geschäftlichen Bereich vertreten darf, wenn Sie aufgrund eines Unfalls oder einer Erkrankung nicht mehr entscheidungsfähig sind. Diese Person sollte mit den Abläufen im Unternehmen vertraut sein und das Vertrauen der Familie und der Belegschaft genießen.
Wichtig: Die Vollmacht muss notariell beurkundet werden, um von Banken, Behörden und Geschäftspartnern anerkannt zu werden. Zusätzlich sollte eine klare Handlungsanweisung beifügt werden – etwa, wie Lieferverträge, Personalfragen und Bankgeschäfte in einem solchen Fall zu regeln sind. - Bankvollmachten
Im Ernstfall zählt oft jede Stunde. Wenn kein Zugriff auf Firmenkonten besteht, können Löhne, Mieten oder Lieferantenrechnungen nicht bezahlt werden – und der Betrieb steht still.
Deshalb sind Bank- und Zahlungs-Vollmachten so entscheidend. Sie sollten sorgfältig ausgewählt und präzise formuliert sein. Legen Sie fest, wer Zugriff auf welche Konten hat, welche Transaktionen erlaubt sind und wo die entsprechenden Unterlagen hinterlegt werden.
Tipp: Stimmen Sie die Regelung direkt mit Ihrer Hausbank ab. Viele Institute verlangen spezielle Formulare oder beglaubigte Nachweise, bevor sie im Ernstfall handeln dürfen. - Nachfolgeregelung
Ein zentraler Bestandteil des Notfallplans ist die klare Nachfolgeregelung. Wer führt das Unternehmen, wenn Sie plötzlich ausfallen?
Eine vorausschauende Planung verhindert Streitigkeiten zwischen Gesellschaftern oder Familienmitgliedern. Sie sollte juristisch sauber dokumentiert und, wenn möglich, in den Gesellschaftsvertrag integriert werden.
Gerade in Familienbetrieben empfiehlt sich, frühzeitig über mögliche Nachfolger zu sprechen und Verantwortlichkeiten schriftlich festzuhalten. Eine offene Kommunikation sorgt dafür, dass im Ernstfall niemand überrascht wird und Entscheidungen schnell getroffen werden können. - Dokumentierte Betriebsabläufe
Alle wichtigen Abläufe sollten zentral dokumentiert und für Ihre Vertretung zugänglich sein. Dazu gehören Verträge mit Kunden und Lieferanten, Versicherungsunterlagen, Passwörter für Buchhaltung und Onlineportale sowie Ansprechpartner bei Banken, Steuerberatern oder Dienstleistern.
Ein digitaler Notfallordner kann hier wertvolle Dienste leisten. Er bündelt alle wichtigen Informationen an einem Ort – passwortgeschützt, aber im Ernstfall für berechtigte Personen abrufbar. So vermeiden Sie, dass Ihr Unternehmen in organisatorischem Chaos versinkt, wenn plötzlich niemand mehr Bescheid weiß. - Einweisung der Vertretung in den Versicherungsschutz
Selbst die beste Absicherung nützt wenig, wenn niemand weiß, welche Policen bestehen. Weisen Sie Ihre Stellvertretung in den bestehenden Versicherungsschutz ein und halten Sie fest, wie im Schadensfall vorzugehen ist.
Wichtige Punkte sind hier: Ansprechpartner beim Versicherer, Vertragsnummern, Laufzeiten und Leistungsumfänge. Eine kurze Übersicht oder Checkliste kann im Ernstfall Gold wert sein. - Keyman-Versicherung (oder Keyperson-Versicherung)
Ergänzend zum organisatorischen Notfallkoffer: Diese Versicherung zahlt, wenn eine Schlüsselperson – z. B. Sie als Unternehmer/in – ausfällt. Damit lassen sich Umsatzeinbrüche, Vertretungskosten oder andere Folgekosten auffangen.
Professionelle Begleitung ist Pflicht
Viele Unternehmer greifen auf Vorlagen aus dem Netz zurück. Doch das reicht nicht. Es geht hier um Ihre Existenz. Um die Zukunft Ihrer Firma.
Ein guter Berater wird die richtigen Fragen stellen, individuell beraten, Struktur schaffen und sicherstellen, dass alle Teile des Plans greifen, wenn es drauf ankommt. Verträge, Vollmachten, Versicherungen – alles sollte juristisch geprüft und auf Ihre konkrete Situation zugeschnitten sein.
Regelmäßige Aktualisierung – der unterschätzte Erfolgsfaktor
Ein Notfallplan ist kein statisches Dokument, das einmal erstellt und dann abgeheftet wird. Er lebt mit Ihrem Unternehmen. Neue Geschäftsfelder, personelle Veränderungen, zusätzliche Standorte oder geänderte Bankverbindungen – all das kann bestehende Regelungen überholen. Deshalb sollte Ihr Notfallplan mindestens einmal jährlich überprüft und angepasst werden.
Auch Versicherungs- und Vollmachtsunterlagen sollten regelmäßig aktualisiert werden, damit sie im Ernstfall gültig und praktikabel sind. Wer diese Routine etabliert, sorgt dafür, dass die getroffenen Vorsorgemaßnahmen nicht nur auf dem Papier existieren, sondern im entscheidenden Moment wirklich funktionieren.
Fazit: Der Notfall ist keine Frage des Ob – sondern des Wann
Jetzt ist der richtige Zeitpunkt. Nicht irgendwann. Ein gut durchdachter Notfallplan sichert nicht nur Sie, sondern Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Familie. Es geht darum, Verantwortung zu übernehmen – bevor Sie gezwungen sind, sie abzugeben.
PS: Sie haben noch keinen Notfallplan oder sind sich unsicher, ob alles passt? Lassen Sie uns gemeinsam draufschauen. Bevor es andere tun müssen.